Quản trị hành chính văn phòng – Hiểu đúng và làm đúng!

Hoạt động của doanh nghiệp sẽ không thể diễn ra trôi chảy, hiệu quả nếu thiếu đi các công tác quản trị hành chính văn phòng tổng hợp. Hiểu đúng và đủ về công tác này sẽ giúp CEO vận hành, quản lý thông tin doanh nghiệp một cách có hệ thống và hiệu quả hơn, góp phần tạo dựng quy trình hoạt động tối ưu, chất lượng.

1. Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Khái niệm

Bạn đang xem: Quản trị hành chính văn phòng – Hiểu đúng và làm đúng!

Quản trị hành chính văn phòng có thể hiểu là tổng hợp các công việc bao gồm hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính trong doanh nghiệp (như quản lý thư viện, sửa chữa bảo hành thiết bị văn phòng, quản lý con dấu, tổ chức tiếp khách, hội họp, kiểm soát văn bản đi – đến…) nhằm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong việc vận hành doanh nghiệp.

Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Chức năng của bộ phận quản trị hành chính văn phòng

Về cơ bản, quản trị hành chính văn phòng có những chức năng sau đây:

• Hoạch định các công việc hành chính liên quan
• Tổ chức hoạt động trong phạm vi văn phòng bao gồm: hội họp, đón tiếp đối tác – khách hàng,…
• Lãnh đạo các công việc hành chính văn phòng
• Kiểm soát các đầu mục công việc hành chính bao gồm: các văn bản đi đến, kiểm soát nhân viên ra vào, giờ giấc làm việc, hàng hóa đi đến,..
• Thực hiện các dịch vụ hành chính văn phòng khác

2. Tầm quan trọng của quản trị hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng phần lớn là các hoạt động xử lý, lưu trữ và ghi nhớ công văn giấy tờ cho toàn bộ các bộ phận trong tổ chức, do vậy nó đóng vai trò như một bộ não chứa đựng thông tin quan trọng cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, quản trị hành chính còn góp phần giúp cho các hoạt động vận hành doanh nghiệp diễn ra trôi chảy, đảm bảo dòng chảy quy trình làm việc không bị đứt đoạn bởi thiếu các thông tin đầu vào.

Tầm quan trọng của quản trị hành chính văn phòng

Xem thêm : Mối quan hệ giữa vật chất và ý thức

Đây là nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong tổ chức, phản ánh mức độ chuyên nghiệp của tổ chức và đảm bảo hiệu suất làm việc ổn định.

=> Thiếu đi công tác quản trị hành chính, các quy trình doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động, thông tin không được lưu trữ liền mạch khiến nhà quản trị gặp khó trong khâu kiểm soát, triển khai.

3. Công tác quản trị hành chính – cần lưu ý gì để các hoạt động diễn ra hiệu quả

Để các hoạt động quản trị hành chính diễn ra hiệu quả cũng như giúp doanh nghiệp hoạt động trôi chảy, cần lưu ý những vấn đề sau:

Về mặt nhân sự

Chuẩn hóa phòng ban phụ trách quản trị hành chính nhân sự riêng trong doanh nghiệp, tùy vào đặc thù mỗi doanh nghiệp mà quy mô bộ phận có thể khác nhau nhưng tối thiểu vẫn cần phải có ít nhất 1 nhân sự phụ trách các công việc hành chính, trong đó cần đáp ứng các yêu cầu sau:

– Có kỹ năng tổ chức thành thạo các hoạt động hành chính văn phòng, bao gồm: xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình – các kế hoạch công tác; tổ chức hội họp; tổ chức các hoạt động khánh tiết của cơ quan; đảm bảo thông tin đầu vào và ra phục vụ hoạt động quản lý; tuyển dụng, đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự trong quá trình vận hành của tổ chức;

– Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng thông dụng, có kỹ năng phân loại tài liệu, bảo quản, lưu trữ một cách có hệ thống. Đồng thời có khả năng cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc.

– Có khả năng giao tiếp tốt, xử lý công việc linh hoạt.

– Biết cách lên kế hoạch làm việc khoa học và chuyên nghiệp.

Những lưu ý trong công tác quản trị hành chính văn phòng

Về quy trình, thủ tục

• Xây dựng, hoàn thiện hệ thống nội quy, quy trình làm việc chuẩn chỉnh và có tính liên kết cao.
• Thống nhất, chuẩn hóa các biểu mẫu quản lý, các quy định liên quan tới hoạt động quản trị văn phòng.
• Cập nhật các xu hướng số hóa tài liệu, xây dựng bộ máy quản trị hành chính ngắn gọn, có hiệu quả và hạn chế các thủ tục giấy tờ không cần thiết.

4. Cập nhật một số biểu mẫu không thể thiếu cho công tác quản trị hành chính văn phòng

Xem thêm : Máy biến áp dùng để làm gì? Công dụng của máy biến áp

Một số biểu mẫu không thể thiếu cho công tác quản trị hành chính văn phòng

Quy định về tổ chức, quản lý các cuộc họp

• Biên bản cuộc họp mẫu
• Quy định về quản lý và tổ chức cuộc họp

Quy định về quản lý văn bản đến và đi

• Sổ theo dõi công văn đi
• Sổ theo dõi công văn đến

Quy định về quản lý tài sản văn phòng

• Biên bản bàn giao tài sản
• Phiếu yêu cầu sửa chữa

——————————————————

Song song với công tác quản trị hành chính, thiết lập hệ thống quy trình – quy chế doanh nghiệp chuẩn chỉnh là điều không thể thiếu trong quá trình xây dựng nền móng doanh nghiệp vững mạnh.

Thấu hiểu điều đó, BỘ TÀI LIỆU CHUẨN HÓA QUY TRÌNH – QUY CHẾ DOANH NGHIỆP của SODES cung cấp cho CEO giải pháp quản trị hành chính tổng thể từ A-Z, tích hợp hệ thống các biểu mẫu, danh mục quản trị hành chính cùng hệ thống quy trình doanh nghiệp chuẩn chỉnh tới từng phòng ban. Từ đó, giúp doanh nghiệp thiết kế một bộ máy quản trị bền vững, thúc đẩy hiệu suất và chất lượng công việc gia tăng vượt bậc.

Bên cạnh đó, BỘ TÀI LIỆU còn tích hợp hàng loạt những công cụ hữu ích khác bao gồm:

• [60+ file] mẫu sơ đồ tổ chức chi tiết tới từng phòng ban cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp.
• Hệ thống 200+ file mô tả công việc chuẩn xác làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự tổng thể..
• [180+ file] Nội quy – quy chế quy định chi tiết về các chính sách nhân sự, an toàn lao động, bảo mật thông tin…
• Các phương pháp mô hình cải tiến quy trình quản lý giúp tiết kiệm chi phí, tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có.

Xem demo bộ tài liệu tại: https://sodes.vn/quytrinhquanly/01

Nguồn: https://luatduonggia.edu.vn
Danh mục: Tổng hợp