Quỹ lương là gì? Quy định về Lập Kế Hoạch Quỹ Tiền Lương

Quỹ tiền lương là gì? Tổng quỹ lương bao gồm những khoản nào? Quy định về quỹ tiền lương, chi trả, trích dự phòng tiền lương, lập kế hoạch quỹ tiền lương…

Bạn đang xem: Quỹ lương là gì? Quy định về Lập Kế Hoạch Quỹ Tiền Lương

I. Quỹ lương (quỹ tiền lương) là gì?

Quỹ tiền lương là quỹ tiền do một tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp lập nên theo quy định pháp luật. Quỹ này được dùng để chi trả tiền lương, tiền công khi đến kỳ hạn trả lương cho tất cả lao động do tổ chức, đơn vị hay doanh nghiệp đó quản lý.

Quỹ tiền lương chủ yếu bao gồm các khoản tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc.

II. Quy định về quỹ tiền lương

1. Tổng quỹ lương bao gồm những khoản nào?

Để phục vụ cho việc hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp, tổng quỹ tiền lương có thể chia thành hai loại:

➨ Quỹ lương chính

Bao gồm các khoản như:

• Tiền lương cứng được tính theo thời gian, sản phẩm và tiền lương khoán;
• Các khoản tiền thưởng trong quá trình làm việc: thường KPI, hoa hồng…;
• Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên: thưởng chuyên cần, thưởng tháng, quý…;
• Các khoản phụ cấp: tiền ăn trưa, xăng xe, phụ cấp tăng ca, làm thêm giờ ban đêm, làm thêm cuối tuần, làm thêm trong tuần nghỉ, ngày lễ…

➨ Quỹ lương phụ

Là khoản tiền lương phải trả cho người lao động trong:

• Thời gian đi nghĩa vụ xã hội;
• Thời gian nghỉ phép mà người lao động được hưởng theo chế độ;
• Thời gian được cử đi học theo phân công, yêu cầu của tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp.

2. Quy định về chi trả lương, trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Quỹ tiền lương của tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp cần được chi theo đúng các mục đích đã đưa ra.

Bên cạnh đó, căn cứ vào Điểm 2.6 Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

• Trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề, nếu doanh nghiệp đã hạch toán chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp của năm (ví dụ năm 2023), nhưng đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm (31/03/2024), doanh nghiệp vẫn chưa chi trả. Vậy phần chi phí các khoản tiền lượng, tiền công và phụ cấp đã hạch toán đó sẽ bị loại và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN);
• Mức dự phòng hàng năm sẽ do doanh nghiệp quy định nhưng không được quá 17% quỹ tiền lương thực hiện. Việc trích lập quỹ dự phòng phải đảm bảo được rằng doanh nghiệp không bị lỗ sau khi trích lập;
• Nếu doanh nghiệp đã trích lập quỹ dự phòng tiền lương nhưng sau 6 tháng vẫn chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết thì doanh nghiệp cần tính giảm chi phí của năm sau liền kề.

Tham khảo thêm:

>>Trích lập quỹ dự phòng tiền lương – Hướng dẫn chi tiết, có ví dụ;

Xem thêm : Sự gia tăng dân số ở Việt Nam – Tạp chí Cộng sản

>>Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp;

>> Dịch vụ tính lương (kế toán tiền lương nội bộ, kế toán thuê ngoài) – trọn gói từ 1.500.000 đồng.

III. Những yếu tố cơ sở ảnh hưởng đến quỹ lương

1. Số lao động

Nhân lực là một trong những nhân tố quan trọng giúp duy trì và phát triển các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khi các yếu tố như khối lượng sản xuất, lượng công việc, thời gian làm việc thay đổi sẽ khiến số lượng lao động cũng tăng hoặc giảm theo. Do đó, việc tăng giảm số lượng lao động sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến quỹ lương.

2. Mức lương bình quân thị trường

Mức lương bình quân cao hay thấp cũng là một yếu tố có ảnh hưởng lớn đến quỹ tiền lương của doanh nghiệp.

Trên thực tế, mức lương bình quân của mỗi vị trí và ban ngành không cố định mà sẽ luôn thay đổi dựa trên nhu cầu và xu hướng của thị trường ở từng khu vực, địa phương.

Ví dụ: Hiện tại, mức lương trung bình của công nhân sản xuất ở Hà Nội là khoảng 6 – 8 triệu/tháng, còn ở Thành phố Hồ Chí Minh là khoảng 5 – 7 triệu/tháng.

Bên cạnh đó, việc tăng lương theo quy định của pháp luật hay tăng lương và phụ cấp theo kinh nghiệm làm việc… cũng khiến mức lương bình quân của người lao động tăng lên hoặc giảm xuống, gây ảnh hưởng đến quỹ tiền lương.

3. Mục tiêu của doanh nghiệp

Khi mục tiêu và định hướng kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi theo tình hình kinh tế chung, để phù hợp với mục tiêu đã định, doanh nghiệp theo đó có thể sẽ gia tăng hoặc cắt giảm nhân sự và lương thưởng. Điều này dẫn đến quỹ lương cũng sẽ thay đổi theo.

IV. Cách lập kế hoạch quỹ tiền lương

1. Bước 1 – Xây dựng quỹ tiền lương kế hoạch

Để tiến hành xây dựng quỹ lương cho năm nay, phòng kế toán sẽ cần lập kế hoạch quỹ tiền lương từ năm trước đó và trình cấp trên để được xác nhận, phê duyệt.

Khi xây dựng quỹ tiền lương kế hoạch, phòng kế toán cần thực hiện khảo sát thị trường từ các yếu tố ảnh hưởng đến quỹ lương kể trên. Dựa vào kết quả thu được, phòng kế toán sẽ lập bảng kế hoạch về mức lương phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra trong năm tới.

Xem thêm : Làm hộ chiếu mới có được giữ hộ chiếu cũ

Phòng tài chính dựa vào bảng kế hoạch này để dự phòng trước các khoản chi cần thiết trong năm tiếp theo.

Lưu ý: Cần đảm bảo rằng, danh mục chi tiêu không được vượt quá ngân sách của doanh nghiệp.

2. Bước 2 – Hoàn thiện quỹ lương

Tại bước này, quỹ tiền lương sẽ được hoàn thiện dựa trên số lượng nhân viên, tình hình thực tế của doanh nghiệp và xây dựng thang bảng lương mới nhất tại thời điểm đó. Đây sẽ là quỹ lương chính thức sau khi trải qua thời gian điều chỉnh, hoàn thiện theo bản kế hoạch.

Phòng kế toán sau đó sẽ đánh giá và rút kinh nghiệm từ kết quả năm nay để lập kế hoạch quỹ tiền lương cho năm tới.

V. Một số câu hỏi thường gặp về quỹ tiền lương

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải trích lập quỹ dự phòng tiền lương hay không?

Việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương là không bắt buộc. Công việc này chỉ nhằm đảm bảo nguồn chi trả tiền lương cho người lao động đúng hạn, đầy đủ và không bị gián đoạn. Đặc biệt là để dự phòng khi doanh nghiệp gặp khó khăn.

Theo đó, tùy vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp mà xác định có cần thiết lập quỹ dự phòng tiền lương hay không.

2. Có thể trích quỹ dự phòng tiền lương từ đâu và trích tối đa bao nhiêu?

Quỹ dự phòng tiền lương được trích từ lợi nhuận trước thuế TNDN.

Theo Điểm 2.6 Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015:

• Mức trích dự phòng tiền lương hàng năm không được vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện;
• Phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ sau khi trích lập. Nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích lập dự phòng tiền lương đủ 17%.

3. Hồ sơ trích lập quỹ dự phòng tiền lương gồm những gì?

Hồ sơ trích lập quỹ dự phòng tiền lương gồm:

• Việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương cần phải được quy định rõ khi cần trích lập và mức dự kiến trích lập trong quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
• Tờ trình bản tổng hợp quỹ lương đã thực hiện trong năm và kế hoạch trả lương trong năm tới sẽ phải cần đến quỹ dự phòng tiền lương;
• Phiếu chi và quyết định của ban giám đốc về việc trích lập (trên quyết định cần quy định chi tiết về mức trích lập, kế hoạch sử dụng).

Thu Hường – Phòng Kế toán Anpha

Nguồn: https://luatduonggia.edu.vn
Danh mục: Tổng hợp