Báo cáo thường được sử dụng để tổng hợp, truyền đạt thông tin
Những loại báo cáo thường được sử dụng
Tùy vào từng loại hình tổ chức, doanh nghiệp hay tính chất công việc ở mỗi nơi mà sẽ có các loại báo cáo khác nhau. Sau đây là những loại báo cáo thường được sử dụng:
Bạn đang xem: Báo cáo thường được sử dụng để làm gì?
Căn cứ vào mục đích sử dụng và công việc được yêu cầu
Thông qua việc báo cáo thường được sử dụng để làm gì và công việc được các lãnh đạo, quản lý yêu cầu mà báo cáo được chia ra thành Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo công việc,…
Căn cứ vào Nghị định 09/2019/NĐ-CP
Căn cứ vào Nghị định 09/2019/NĐ-CP thì quy định về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước chia báo cáo thành 3 loại chính:
Báo cáo định kỳ: Là loại báo cáo được soạn ra nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin tổng hợp của các cơ quan hành chính nhà nước, được thực hiện định kỳ theo một thời gian nhất định (hàng tháng, hàng quý, hàng năm).
Báo cáo chuyên đề: Là loại báo cáo tập trung vào một vấn đề, chủ đề cụ thể. Báo cáo chuyên đề thường được thực hiện một hay nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định.
Báo cáo đột xuất: Là loại báo cáo được viết khi thực tế có xảy ra những biến động thất thường (về môi trường tự nhiên, tình hình kinh tế, chính trị xã hội).
7 bước để viết bài báo cáo chuyên nghiệp, chính xác
Báo cáo thường được sử dụng để tổng hợp, trình bày thông tin về thực tế kết quả của một cuộc điều tra, dự án hoặc sáng kiến. Tại mỗi cơ quan, tổ chức sẽ có những quy định riêng về báo cáo. Nhưng thông thường quy trình làm báo cáo sẽ cần đảm bảo 7 bước sau:
Bước 1: Chọn chủ đề chính cho báo cáo
Thông thường bước này sẽ được bỏ qua bởi tính chất công việc buộc bạn phải viết báo cáo theo chỉ định của cấp trên. Nếu bạn thực sự phải làm báo cáo theo yêu cầu của cấp trên bàn giao thì bạn có thể bỏ qua bước này.
Tuy nhiên, nếu bạn được phép chọn chủ đề báo cáo riêng cho mình thì đây sẽ là một bước khởi đầu quan trọng. Bạn cần cố gắng chọn ra một chủ đề phù hợp với bản thân thông qua 2 tiêu chí sau:
Xem thêm : Kiểm toán nhà nước thuộc cơ quan nào? (Cập nhật 2024)
Chủ đề có thông tin đầy đủ, rõ ràng: Bạn không nên chọn một chủ đề quá “rộng lớn” và càng không nên chọn một chủ đề quá “hẹp”. Hãy đảm bảo rằng nguồn thông tin từ chủ đề đủ để bạn đưa vào báo cáo.
Chủ đề giúp khơi gợi được sự hứng thú: Khi làm một chủ đề mà bản thân hứng thú, bạn sẽ đặt vào đó nhiều tâm huyết, công sức hơn. Đây không phải là một tiêu chí quá bắt buộc, nhưng nó sẽ là yếu tố tiên quyết giúp nâng cao chất lượng bài báo cáo của bạn.
Bước 2: Tiến hành nghiên cứu chủ đề
Đối với các báo cáo kinh doanh và báo cáo khoa học, bạn sẽ sử dụng nguồn nghiên cứu từ chính bạn sẵn có hoặc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó cung cấp. Ngoài ra, việc mở ra các cuộc khảo sát, phỏng vấn sẽ giúp bạn có thể có được một nguồn dữ liệu cho riêng mình.
Đối với báo cáo học thuật, bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo của anh/chị khóa trước hoặc nguồn tài liệu từ những website đáng tin cậy. Tuy nhiên, phần lớn bạn sẽ phải tự nghiên cứu. Điều đó đòi hỏi chủ đề bạn chọn phải thực sự chất lượng để bạn có thể tiến xa hơn.
Bước 3: Xây dựng dàn ý cho bài báo cáo
Bước này sẽ giúp bạn liệt kê những nội dung cần đưa vào bài báo cáo. Thông thường, báo cáo sẽ bao gồm các mục sau:
Thứ tự các mục trên chỉ mang tính chất tham khảo. Bạn cần xem xét quy định của cơ quan, tổ chức để có thể đưa ra một dàn ý báo cáo phù hợp.
Bước 4: Viết bản nháp đầu tiên
Đây là một trong những bước quan trọng nhất của quá trình làm báo cáo. Bài báo cáo của bạn có chuyên nghiệp hay không sẽ phụ thuộc nhiều vào bước này.
Thông qua quá trình viết bản nháp đầu tiên, bạn có thể nhìn nhận, sắp xếp lại toàn bộ thông tin mà bạn dự định đưa vào báo cáo. Việc rà soát được các lỗ hổng trong dữ liệu hay trong quá trình phân tích của mình giúp bài báo cáo của bạn từng bước hoàn thiện hơn.
Sau cùng, bạn sẽ cần ghi lại các điểm cần hoàn thiện và chỉnh sửa chúng sau lần nháp đầu tiên.
Bước 5: Phân tích dữ liệu và ghi lại kết quả
Sau khi hoàn thiện các ý tưởng, bạn phải tiến hành trình bày, phân tích dữ liệu của mình và ghi lại kết quả. Ví dụ, bạn đang là một nhân viên bán hàng thì việc phân tích dữ liệu có thể là việc dùng các dữ liệu đã thu thập để giải thích nguyên nhân doanh số bán hàng giảm so với kỳ trước.
Bước 6: Đề xuất các giải pháp
Thông qua quá trình phân tích dữ liệu kĩ càng, bạn hoàn toàn có thể đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết vấn đề đã đặt ra. Ví dụ, sau khi nhận thấy nguyên nhân khiến doanh số bán hàng giảm là kỹ năng tiếp thị chưa tốt, nhân viên có thể đề xuất phía công ty mở ra các khóa đào tạo về kỹ năng tiếp thị.
Bước 7: Chỉnh sửa và phân phối báo cáo
Trước khi gửi báo cáo đi, việc xem xét và chỉnh sửa cẩn thận chính là một yếu tố quan trọng. Không mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn cũng chính là cách giúp bài báo cáo của bạn được đối phương nhìn nhận chuyên nghiệp.
Bạn cần đảm bảo rằng mình đã rà soát tất cả các lỗi sai chính tả và lỗi đánh máy. Đọc lại toàn bài để chắc chắn rằng nội dung được trình bày mạch lạc, dễ hiểu.
Nguồn: https://luatduonggia.edu.vn
Danh mục: Tổng hợp