Khai thác hồ sơ gồm có những việc chính nào? [Mới 2022]

Để xử lý một công việc được thuận lợi từ những hồ sơ có sẵn, bạn cần biết cách khai thác những hồ sơ đó một cách hợp lý. Quá trình khai thác hồ sơ sẽ giúp bạn hoàn thành công việc được dễ dàng hơn. Vậy quá trình Khai thác hồ sơ gồm có những việc chính nào? Bài viết dưới đây, Luật ACC sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc trên nhé.

Khai thác hồ sơ gồm có những việc chính nào? [Mới 2022]

1/ Khai thác hồ sơ gồm có những việc chính nào?

Các bài toán quản lý đều có chung đặc điểm là khối lượng hồ sơ cần xử lý thường là rất lớn nhưng thuật toán xử lý nói chung là không quá phức tạp. Do vậy công việc thường gặp khi xử lý thông tin của một tổ chức là giống nhau như: tạo lập, cập nhật, khai thác hồ sơ. Khai thác hồ sơ bao gồm sắp xếp, tìm kiếm, thống kê, lập báo cáo

Công việc quản lý rất phổ biến và mọi tổ chức đều có nhu cầu quản lý: công ty, khách sạn, bệnh viện, cửa hàng, …Thông tin về các học sinh trong lớp được tập hợp lại thành một hồ sơ lớp, nó như là một bảng mà mỗi cột tương ứng một mục thông tin, mỗi hàng chứa bộ thông tin về một học sinh.

Hồ sơ quản lý học sinh của nhà trường là tập hợp các hồ sơ lớp. Việc bổ sung, sửa chữa, xoá hồ sơ gọi là cập nhật hồ sơ.

Việc lập hồ sơ không chỉ đơn thuần lưu trữ mà chủ yếu để khai thác, phục vụ các yêu cầu quản lý nhà trường: tìm kiếm, sắp xếp, phân loại, thống kê, tổng hợp, …

2/ Các công việc thường gặp khi xử lí thông tin của một tổ chức

– Tạo lập hồ sơ: Để tạo lập hồ sơ, cần thực hiện các công việc như sau:

Xem thêm : Tác dụng của mật ong và đông trùng hạ thảo

+ Xác định chủ thể cần quản lý

+ Xác định cấu trúc hồ sơ.

+ Thu thập, tập hợp hồ sơ thông tin cần thiết cho hồ sơ từ nhiều nguồn khác nhau và lưu trữ chúng theo đúng cấu trúc đã xác định.

– Cập nhật hồ sơ: Thông tin lưu trữ trong hồ sơ cần được cập nhật kịp thời để đảm bảo phản ánh kịp thời, đúng thực tế:

+ Sửa chữa hồ sơ: thay đổi một vài thông tin không còn đúng.

+ Thêm hồ sơ: bổ sung thêm hồ sơ cho cá thể mới tham gia tổ chức.

+ Xoá hồ sơ: xóa hồ sơ của cá thể mà tổ chức không quản lý

– Khai thác hồ sơ: Việc tạo lập, lưu trữ và cập nhật hồ sơ là để khai thác chúng, phục vụ cho việc quản lý, gồm các công việc sau:

+ Sắp xếp hồ sơ theo một tiêu chí nào đó phù hợp với yêu cầu.

Xem thêm :

+ Tìm kiếm là tra cứu các thông tin có sẵn thoả mãn một số điều kiện nào đó.

+ Thống kê cách khai thác hồ sơ dựa trên tính toán để đưa ra các thông tin đặc trưng.

+ Lập báo cáo là sử dụng các kết quả tìm kiếm, thống kê, sắp xếp các bộ hồ sơ theo một yêu cầu nào đó.

Theo đó, khai thác hồ sơ là một trong những công việc trong việc xử lý hồ sơ của tổ chức. Đây được xem là bước cuối sau bước tạo lập, cập nhật. Việc khai thác hồ sơ chủ yếu phục vụ cho quá trình hoạt động của tổ chức.

3/ Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc đối với các cơ quan, tổ chức

Trong mỗi cơ quan, đơn vị công tác lập hồ sơ công việc được thực hiện tốt sẽ tạo được những hiệu quả sau:

– Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức. Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ công việc được quan tâm, chú trọng thì tất cả văn bản sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc sẽ được sắp xếp và phân loại theo từng vấn đề, sự việc phản ánh đầy đủ chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó đồng thời giúp cho việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời và hiệu quả. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung..

– Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ. Mỗi hồ sơ được lập sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo cơ quan, các đơn vị, tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát, giữ gìn được bí mật của cơ quan, của ngành, của nhà nước.

– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ công việc ở mỗi cơ quan nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của hồ sơ. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu …, từ đó, nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ.

Trên đây là một số nội dung liên quan đến Khai thác hồ sơ gồm có những việc chính nào? [Mới 2022] mà ACC muốn cập nhật với bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu, hãy liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan nhé.

Nguồn: https://luatduonggia.edu.vn
Danh mục: Tổng hợp