Việc xây dựng một bản mô tả công việc chi tiết và rõ ràng là một yếu tố quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực. Bản mô tả công việc giúp cung cấp thông tin chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu của một vị trí công việc cụ thể. Điều này giúp người lao động và các cấp quản lý hiểu rõ hơn về công việc và cung cấp định hướng cho ứng viên.
Bản mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc (job description) là một tài liệu hoặc bài viết mô tả chi tiết nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu và các thông tin liên quan đến một vị trí công việc cụ thể trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục tiêu của bản mô tả công việc là cung cấp thông tin rõ ràng và cụ thể để giúp những người có quan tâm, bao gồm người tìm việc và nhà tuyển dụng, hiểu vị trí công việc đó là gì và những gì được mong đợi từ người làm công việc đó.
Bạn đang xem: Bản mô tả công việc là gì? Cách xây dựng bản mô tả công việc
Sự cần thiết của bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc giúp nhà tuyển dụng giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên. Hướng đến những ứng viên phù hợp nhất đối với công việc.
Bản mô tả công việc giúp người quản lý có cơ sở giao việc, theo dõi tiến độ, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Bản mô tả công việc giúp ứng viên tự đánh giá mức độ phù hợp trước khi ứng tuyển vào vị trí công việc.
Bản mô tả công việc là cơ sở để nhân viên hiểu rõ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, yêu cầu công việc và những quyền hạn, trách nhiệm có được khi đảm nhiệm vị trí.
Có thể hiểu, bản mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa người quản lý và nhân viên, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận, cũng như của doanh nghiệp.
Bản mô tả công việc giúp chúng ta trả lời được các câu hỏi:
- Ai là người thực hiện công viêc?
- Chức danh của họ trong hệ thống của tổ chức?
- Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
- Mục tiêu công việc đó là gì?
- Các công việc, nhiệm vụ chính phải hoàn thành?
- Công việc được thực hiện ở đâu?
- Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
- Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
- Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Bản mô tả công việc gồm những gì?
Một bản mô tả công việc tốt nên tuân thủ một cấu trúc chung để làm cho nó dễ đọc và dễ hiểu. Dưới đây là một cấu trúc sẽ giúp bạn xây dựng một bản mô tả công việc chi tiết và hiệu quả:
Tiêu đề công việc
Tiêu đề công việc nên là tựa đề thu hút và ngắn gọn cho vị trí công việc. Nó cần truyền đạt được mục tiêu chính của vị trí công việc mà không làm mất đi sự thú vị và sự chuyên nghiệp.
Mô tả công việc
Phần mô tả công việc nên cung cấp một tóm tắt về công việc và mô tả các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của vị trí công việc đó. Điều này giúp người đọc hiểu rõ hơn về yêu cầu, kỳ vọng và mục tiêu của công việc.
Trách nhiệm công việc
Phần này nên liệt kê chi tiết các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể mà người lao động sẽ chịu trách nhiệm khi làm việc trong vị trí công việc đó. Đảm bảo mô tả cụ thể và rõ ràng, để người đọc có thể hiểu được mức độ chính xác của công việc.
Yêu cầu công việc
Phần yêu cầu công việc liệt kê các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức cần thiết mà ứng viên cần có để giữ vị trí công việc. Điều này giúp người đọc hiểu rõ về tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn cho vị trí công việc đó.
Yêu cầu bổ sung
Phần yêu cầu bổ sung cung cấp thông tin về những yêu cầu bổ sung mà không phải là bắt buộc nhưng sẽ được đánh giá cao trong quá trình tuyển dụng.
Đặc điểm công việc
Phần này mô tả những đặc điểm chung về vị trí công việc như địa điểm làm việc, thời gian làm việc và nhóm làm việc mà người lao động sẽ làm việc.
Mẫu bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc thường bao gồm những nội dụng sau (Sử dụng Bản mô tả công việc nhân viên buồng phòng làm ví dụ):
- Chức danh: Nhân viên buồng phòng/ Room Attendant
- Bộ phận: Buồng phòng/ Housekeeping
- Báo cáo: Giám sát viên/ Supervisor
Mục tiêu công việc
Chịu trách nhiệm giữ gìn, vệ sinh phòng khách và khu vực hành lang sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp.
Yêu cầu chung
- Yêu cầu về kỹ năng: Dọn phòng, sử dụng dụ cụ máy móc, pha chế hóa chất
- Yêu cầu thái độ: Lịch sự, nhiệt tình, có trách nhiệm và trung thực, hợp tác.
Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc
1. Dọn dẹp và làm vệ sinh phòng khách theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn. Các công việc hàng ngày như sau:
- Dọn giường, thay ga giường và vỏ gối.
- Làm sạch các đồ đạc trong phòng.
- Làm vệ sinh nhà tắm và các trang thiết bị trong nhà tắm.
- Thay khăn tắm và bổ sung các vật dụng cần thiết như: xà phòng, tạp chí, văn phòng phẩm, giấy lau tay, giấy vệ sinh, v.v…
- Đổ rác và gạt tàn thuốc lá.
- Rửa sạch ly, cốc uống nước.
- Lau chùi các cánh cửa, tường, trần nhà, cửa gió điều hoà, cửa thông gió, cửa sổ, ban công và gương kính.
- Hút bụi bên trong phòng và khu vực hành lang trước cửa phòng.
- Kiểm tra hoa trong phòng khách, hành lang, tưới nước và gọi thay nếu cần.
2. Thực hiện các yêu cầu của khách như là đổ gạt tàn, trải lại giường, đánh giầy, các dịch vụ trọn gói và không trọn gói khác…
3. Làm vệ sinh khu vực hành lang bao gồm cả khu vực trước cửa thang máy.
4. Khi vào làm vệ sinh các phòng trống, phải chắc chắn rằng tất cả các trang thiết bị trong phòng còn hoạt động tốt, báo cáo lại mọi sự cố cho giám sát buồng phòng và bổ sung các đồ dùng còn thiếu, chuẩn bị phòng sẵn sàng cho khách vào ở.
5. Hàng ngày chuẩn bị xe đẩy và các dụng cụ làm phòng trước khi làm phòng
6. Hàng ngày phải hoàn thành và nộp lại bản báo cáo của nhân viên làm phòng
7. Nhận chìa khoá, danh sách các phòng được phân công và các chỉ dẫn từ giám sát viên trước khi bắt đầu ca làm việc và khi kết thúc ca làm việc phải hoàn trả lại chìa khóa phòng .
8. Làm vệ sinh, bảo dưỡng các trang thiết bị và các khu vực dịch vụ hàng ngày
9. Báo cáo và bàn giao cho giám sát viên hoặc nhân viên văn phòng các đồ đạc khách bỏ quên (Lost and found).
Xem thêm : Lịch sử được hiểu theo những nghĩa nào sau đây
10. Báo ngay cho giám sát viên biết những trang thiết bị bị hỏng và những người khả nghi trong khu vực phòng khách.
11. Chuyển đồ đạc từ phòng này sang phòng khác, từ trên phòng xuống tầng hầm và ngược lại.
12. Làm thống kê đồ vải hàng tháng.
13. Nhận đồ giặt của khách, kiểm tra cẩn thận và trả lại chính xác vào phòng khách.
14. Hoàn thành tốt các công việc đã được nêu trên mà không cần phải giám sát hoặc nhắc nhở và các nhiệm vụ khác khi được giao thêm.
Bộ phận đào tạo
Trưởng bộ phận buồng phòng/ Giám sát có trách nhiệm đào tạo tại chỗ.
Yêu cầu năng lực
- Trình độ văn hóa: THPT
- Khả năng ngoại ngữ: Không yêu cầu.
- Kỹ năng khác: Không yêu cầu.
- Kinh nghiệm: Không yêu cầu
- Bằng cấp yêu cầu: Không yêu cầu
Cách xây dựng bản mô tả công việc
Cho dù là bạn tuyển dụng hay tự đào tạo một người nào đó để thay thế người hiện tại đảm nhiệm vai trò mới tại khách sạn. Điều quan trọng là tìm được người có kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với vị trí đó. Bản mô tả công việc sẽ giúp bạn thực hiện việc này. Vậy, làm thế nào để thiết kế bản mô tả công việc phù hợp?
Để xây dựng một bản mô tả công việc tốt, hãy tuân thủ các quy tắc và phương pháp sau:
- Nghiên cứu công việc: Tìm hiểu về công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm của nó. Tra cứu các nguồn tài liệu liên quan và nói chuyện với những người đã từng làm công việc tương tự để hiểu rõ hơn về yêu cầu và mục tiêu của công việc đó.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và chính xác: Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc hình ảnh và nắm chắc những ý chính mà bạn muốn truyền đạt. Sử dụng các từ ngữ cụ thể và chính xác để mô tả nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.
- Đảm bảo tính nhất quán: Mô tả công việc của bạn nên được viết theo cách nhất quán và có ý tứ trong toàn bộ bản mô tả công việc. Sử dụng cấu trúc câu đồng nhất và bố cục rõ ràng để dễ đọc và hiểu.
- Bổ sung thông tin chi tiết: Đừng ngần ngại cung cấp thông tin chi tiết và mô tả cụ thể về nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Điều này sẽ giúp người đọc hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn cho vị trí công việc đó.
- Kiểm tra và hiệu chỉnh: Sau khi hoàn thành bản mô tả công việc, hãy đảm bảo kiểm tra lỗi chính tả và sửa chữa các lỗi hoặc không rõ ràng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và thu hút của bản mô tả công việc.
Cách 1: Sử dụng các mẫu mô tả công việc sẵn có
Tìm kiếm một bản mô tả công việc tương tự, sau đó chỉnh sửa cho phù hợp với khách sạn.
Cách 2: Xây dựng một bản mô tả công việc hoàn toàn mới
Bạn sử dụng cách này khi không thể tìm thấy bản mô tả mẫu mình cần hoặc bạn muốn tạo một bản mô tả riêng cho khách sạn.
MẸO – Bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi sử dụng bản mô tả công việc có sẵn, chỉ cần chỉnh sửa cho phù hợp.
Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực. Nó cung cấp thông tin chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu của một vị trí công việc cụ thể. Bằng cách xây dựng một bản mô tả công việc chính xác và chi tiết, người lao động và các cấp quản lý có cùng một hiểu biết về công việc và định hướng cho ứng viên.
Nguồn: https://luatduonggia.edu.vn
Danh mục: Tổng hợp